Jedziesz w delegację? O tym musisz wiedzieć

Wyjazdy służbowe zdarzają się w wielu firmach. Jedni traktują je jako miłą odmianę od codzienności, inni – jako dodatkowy obowiązek. Niezależnie od nastawienia, wokół delegacji pojawia się zawsze to samo pytanie:

z jakimi obowiązkami wiąże się to dla pracodawcy, a z czym musi liczyć się pracownik?

Delegacja – jak ją rozumieć?

Podróż służbowa, czyli inaczej delegacja, to nic innego, jak polecenie służbowe wyjazdu poza siedzibę pracodawcy lub zwykłe miejsce świadczenia pracy w celu pełnienia obowiązków służbowych. Trzeba przy tym pamiętać, że takie miejsce może być określone zarówno przez wskazanie głównej siedziby pracodawcy, jak też może być ujęte szerzej – jako miejscowość, obszar geograficzny, czy nawet teren danego państwa. W takich sytuacjach delegacją będą jedynie te przejazdy, które wykraczają poza tak wytyczone w umowie miejsce pracy.

Delegacja a czas pracy

Podróż służbowa nie zawsze w całości stanowi czas pracy. Do tego czasu wlicza się przede wszystkim okres, w którym pracownik odbywa podróż w swoich normalnych godzinach pracy albo faktycznie wykonuje obowiązki służbowe, takie jak przygotowywanie dokumentów, prowadzenie rozmów czy praca z komputerem. Innymi słowy – czas podróży uznany będzie za czas pracy, gdy pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy.

Sam przejazd poza ustalonymi godzinami pracy – jeśli pracownik nie ma możliwości wykonywania zadań – co do zasady nie jest traktowany jako czas pracy. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracownik w ramach delegacji prowadzi pojazd – wówczas jego podróż jest czasem pracy.

Jeszcze inaczej wygląda sytuacja, jeśli pracodawca zapewnia inny środek transportu, a pracownik pomimo to decyduje się na przejazd własnym autem. W takim przypadku prowadzenie samochodu nie zostanie uwzględnione do czasu pracy.

Jakie koszty delegacji ponosi pracodawca?

W związku z podróżą służbową, pracodawca zobowiązany jest do poniesienia lub zwrotu pracownikowi kosztów tej podróży. Zasady ich ponoszenia mogą być określone w wewnętrznych przepisach pracodawcy, w szczególności w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jeśli pracodawca nie określi tych zasad, zastosowanie znajdą przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Bez względu na długość podróży, pracodawca zawsze musi ponieść koszty nierozerwalnie z nią związane. Będzie to przede wszystkim koszt przejazdu z miejsca wyjazdu pracownika do miejsca docelowego oraz koszt jego powrotu.

Pozostałe koszty, jak opłata za nocleg, przejazdy środkami komunikacji miejscowej, bilety parkingowe, opłata bagażowa i inne, powinny wynikać z konieczności ich poniesienia lub wcześniejszego ustalenia z pracodawcą.

Warto pamiętać, że pracodawca ma prawo wyznaczyć pracownikowi maksymalny koszt, jaki pokryje w związku z podróżą służbową, wskazać preferowany środek transportu i inne czynniki wpływające na końcowy koszt delegacji. Ważne jest przy tym, by przy zastosowaniu tych wytycznych możliwe było zrealizowanie wyjazdu (np. znalezienie pokoju hotelowego za cenę nieprzekraczającą określonej przez pracodawcę kwoty, dojazd danym środkiem transportu do miejscowości docelowej itp.).

A co z dietą?

Poniesienie kosztu wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej zależy przede wszystkim od czasu trwania tej podróży. Zgodnie ze wspomnianym wcześniej Rozporządzeniem, dieta przysługuje pracownikowi, jeśli podróż trwa co najmniej 8 godzin, a jej wysokość jest zróżnicowana w zależności od długości wyjazdu.

Co istotne, wysokość diety może zostać pomniejszona, jeśli posiłek jest zapewniony w ramach usługi hotelowej, z której korzysta pracownik.

Rozliczenie delegacji

Pracownik powinien rozliczyć się z delegacji w terminie 14 dni od jej zakończenia. W tym celu powinien złożyć pracodawcy wszelkie dokumenty związane z podróżą, w szczególności faktury, rachunki, bilety potwierdzające poniesienie danego kosztu.

Jeśli udokumentowanie danego kosztu nie jest możliwe, pracownik może złożyć stosowne oświadczenie, w którym wskaże ten koszt i krótko opisze, dlaczego nie może go potwierdzić innym dokumentem.

Podsumowanie

Delegacja to nie tylko obowiązek wyjazdu, ale też konkretne prawa i obowiązki po obu stronach. Pracownik może liczyć na zwrot kosztów i diety, a pracodawca ma prawo oczekiwać rzetelnego rozliczenia. Najważniejsze, by zasady były klarowne i zrozumiałe dla obu stron, co pozwoli uniknąć nieporozumień i sprawi, że podróż służbowa przebiegnie bez zbędnych nerwów.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest delegacja służbowa?

Delegacja to polecenie służbowe wyjazdu poza siedzibę pracodawcy lub zwykłe miejsce świadczenia pracy w celu pełnienia obowiązków służbowych.

Czy cała podróż służbowa wlicza się do czasu pracy?

Nie. Do czasu pracy wlicza się okres podróży w normalnych godzinach pracy lub faktyczne wykonywanie obowiązków. Wyjątkiem jest prowadzenie pojazdu – wówczas cały przejazd stanowi czas pracy.

Jakie koszty delegacji pokrywa pracodawca?

Pracodawca musi pokryć koszt przejazdu do miejsca docelowego i powrotu. Pozostałe koszty (nocleg, komunikacja miejscowa, parking) powinny wynikać z konieczności lub wcześniejszych ustaleń z pracodawcą.

Kiedy pracownikowi przysługuje dieta?

Dieta przysługuje, gdy podróż służbowa trwa co najmniej 8 godzin. Jej wysokość zależy od długości wyjazdu i może być pomniejszona, jeśli posiłek jest zapewniony np. w ramach usługi hotelowej.

W jakim terminie należy rozliczyć delegację?

Pracownik powinien rozliczyć się z delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia, składając pracodawcy faktury, rachunki i bilety. W razie braku dokumentów można złożyć oświadczenie dotyczące poniesionych kosztów.